Enregistrer une location au comptoir
Un client se présente sans réservation : créez sa fiche, choisissez le véhicule, ajustez le prix. La location naît confirmée.
Mis à jour le
La location au comptoir est une vraie réservation, pas un blocage : elle produit un contrat, un état des lieux, et entre dans vos finances comme n’importe quelle autre location. Tout membre de l’agence peut l’enregistrer.
Le parcours
- Ouvrez « Nouvelle location » depuis le Comptoir, depuis Planning, ou depuis la fiche d’un client.
- Choisissez le client dans votre fichier, ou créez sa fiche : prénom, nom, téléphone, numéro de CIN et numéro de permis sont obligatoires.
- Indiquez les dates et sélectionnez un véhicule libre sur la période.
- Karya propose un prix calculé avec vos règles tarifaires. Vous pouvez le conserver ou le remplacer par le montant convenu.
- Enregistrez : la location est créée directement à l’état confirmé, sans demande ni validation.
- Le contrat est produit ; réalisez l’état des lieux de départ, puis déclarez « Client venu — confirmer la location ».
Ce qui diffère d’une réservation en ligne
- Aucune attente : la location est confirmée dès l’enregistrement.
- Le prix est modifiable librement, y compris ramené à zéro si vous confirmez explicitement ce choix. Un écart avec le prix proposé est consigné dans le journal d’équipe.
- Vos conditions de location — âge minimum, ancienneté de permis, durée minimale — ne sont pas opposées : vous avez le client en face de vous.
- Le client ne reçoit ni notification, ni invitation à noter, et la location ne donne pas droit au Passeport Locataire Vérifié.
Le fichier clients
Les fiches créées au comptoir constituent votre fichier clients, propre à votre agence. Vous le retrouvez dans Clients — sous l’onglet « Plus » dans l’application. Un même numéro de téléphone ne peut correspondre qu’à une seule fiche active, ce qui évite les doublons au fil des passages.