Mon essai, mon abonnement, mes factures

30 jours d’essai gratuit, trois formules selon la taille de votre flotte, une seule facture par mois à votre date de facturation, et une suspension en lecture seule en cas d’impayé.

Mis à jour le 24 octobre 2026

L’essai

Votre agence démarre avec 30 jours d’essai gratuit, décomptés depuis l’approbation de votre candidature. L’essai couvre l’abonnement, pas les commissions. Vous êtes prévenu 5 jours puis 1 jour avant la fin de l’essai.

Pour activer votre abonnement, ouvrez Finances, carte « Abonnement », bouton « Activer l’abonnement ». Vous choisissez votre formule, et une « Facture d’activation à régler » est créée. Votre abonnement est activé quand son règlement est constaté : pour continuer sans interruption, il doit l’être au plus tard le dernier jour de l’essai. Réglez donc quelques jours avant. Comme toute facture, elle est à régler sous 7 jours et vous recevez des relances si elle ne l’est pas ; pendant l’essai, un retard ne coupe pas votre accès, seule la fin de l’essai sans règlement le fait.

Les commissions sur vos locations encaissées en espèces pendant l’essai ne sont pas sur la facture d’activation. Elles arrivent sur la facture suivante : celle du 4 janvier 2027, dans l’exemple.

Si l’essai se termine sans règlement

Le lendemain du dernier jour d’essai, votre espace passe en lecture seule. Le même jour, s’il reste des commissions à facturer sur vos locations encaissées en espèces pendant l’essai, vous recevez une facture « Fin d’essai » de ces seules commissions. Elle se règle comme toute facture, mais la régler seule ne rétablit pas votre accès.

Pour retrouver votre accès, activez votre abonnement depuis Finances (carte « Abonnement », bouton « Activer l’abonnement ») et réglez la facture d’activation, ainsi que la facture « Fin d’essai » si vous en avez reçu une. Le jour où votre accès revient devient votre date de facturation.

Les formules

Les formules se distinguent par le nombre de véhicules qu’elles autorisent, et leur prix mensuel en dépend : plus votre flotte est grande, plus la formule nécessaire est élevée.

La grille à jour — noms des formules, plafonds de véhicules et prix mensuels — est publiée dans la section Tarifs de la page Agences du site Karya. Elle est aussi présentée dans Finances au moment d’activer votre abonnement.

Si l’équipe change votre formule, le nouveau prix s’applique à votre facture suivante, sans calcul au prorata.

Votre date de facturation

Votre date de facturation est un jour fixe du mois : en général, celui où a commencé votre premier mois payé. Elle peut changer après une fin d’essai ou une suspension (voir plus bas). Ce jour-là, chaque mois, vous recevez une seule facture. Elle comprend l’abonnement du mois qui commence et les commissions sur vos locations encaissées en espèces qui n’ont pas encore été facturées.

Exemple : votre date de facturation est le 17. La facture du 17 décembre 2026 comprend l’abonnement du 17 décembre 2026 au 16 janvier 2027, et les locations encaissées jusqu’au 16 décembre. Elle est à régler au plus tard le 24 décembre 2026.

Si votre date de facturation est le 29, le 30 ou le 31, la facture arrive le dernier jour des mois plus courts, puis revient à sa date. Exemple : avec le 31, vos factures arrivent le 31 janvier, le 28 février, le 31 mars et le 30 avril 2027.

Tant que votre abonnement est actif, la date de votre prochaine facture est affichée dans Finances : « Prochaine facture le … » à côté du titre « Factures », et « prochaine facture le … » sur la carte « Abonnement ».

Lire une facture

Vos factures sont dans Finances, bloc « Factures ». Chacune porte sa date d’émission, par exemple « Facture du 17 décembre 2026 », et une pastille qui dit ce qu’elle contient. Ouvrez-la pour voir le détail des locations et « Télécharger le PDF ».

Si une ligne vous semble fausse, contactez-nous depuis le centre d’aide dès réception de la facture : une facture réglée ne peut plus être corrigée, et le délai de règlement continue de courir pendant notre examen. Si l’équipe retire la ligne, elle apparaît sous « Lignes retirées de cette facture », avec son motif, et n’est plus comptée dans le total.

En cas de retard

• Chaque facture est à régler au plus tard 7 jours après son émission : la date est écrite sur la facture.
• Une relance vous est envoyée 3 jours après l’échéance, puis une seconde 7 jours après.
• Jusqu’à la suspension, votre espace reste pleinement utilisable.
• Une fois votre abonnement actif, 10 jours après l’échéance, votre accès est suspendu : votre espace passe en lecture seule, votre flotte quitte le catalogue et votre page publique disparaît.
• Vos clients en location gardent leur voiture, mais vous ne pouvez plus rien enregistrer dans votre espace (retour, état des lieux, contrat) tant que l’accès n’est pas rétabli.
• L’accès est rétabli dès que toutes vos factures échues sont réglées.

Exemple : la facture du 17 décembre 2026 est à régler au plus tard le 24 décembre. Sans règlement, une relance part le 27 décembre, une seconde le 31 décembre, et l’accès est suspendu le 3 janvier 2027.

Votre retour après une suspension pour impayé

Pendant la suspension, aucune facture d’abonnement ne vous est envoyée : les mois entiers qui suivent votre dernier mois facturé ne vous sont pas facturés. La facture déjà émise reste due en entier. S’il reste des commissions à facturer, elles arrivent à votre date habituelle, sur une facture « Commissions ».

Une fois toutes vos factures échues réglées, votre accès est rétabli. Ensuite :

• si votre règlement est constaté au plus tard le dernier jour de l’abonnement porté par votre dernière facture, rien ne change : votre facture suivante arrive à votre date habituelle ;
• sinon, un nouveau mois d’abonnement commence le jour où votre règlement est constaté : sa facture vous est envoyée le jour même, et ce jour devient votre date de facturation.

Exemple : votre date de facturation est le 17. Votre dernière facture, celle du 17 décembre 2026, porte l’abonnement jusqu’au 16 janvier 2027, et votre accès est suspendu le 3 janvier. Si le règlement de toutes vos factures échues est constaté le 10 janvier, votre facture suivante arrive le 17 janvier. S’il est constaté le 5 avril 2027, une facture vous est envoyée le 5 avril, puis le 5 de chaque mois.

Si votre abonnement vous est offert

Si l’équipe vous offre votre abonnement, vous en êtes en principe prévenu par e-mail. Si vous étiez en essai, votre essai prend fin ce jour-là : vous n’avez rien à activer. La carte « Abonnement » affiche alors la date de votre première facture avec abonnement : « Abonnement offert : votre première facture avec abonnement sera celle du … ».

D’ici là, vos commissions restent facturées chaque mois, à votre date de facturation : vous recevez une facture des seules commissions sur vos locations encaissées en espèces. S’il n’y a rien à facturer, vous ne recevez pas de facture. Vous êtes prévenu 5 jours puis 1 jour avant votre première facture avec abonnement.

Pause et fermeture

• Pendant une pause (Réglages, « Suspendre l’agence »), votre abonnement reste facturé.
• Si vous fermez votre compte et qu’il reste des commissions à facturer sur vos locations encaissées en espèces, une dernière facture vous est envoyée le jour même. Son PDF est joint à l’e-mail, car votre espace n’est plus accessible.
• Vos factures en attente restent dues en entier, y compris celle de l’abonnement du mois en cours.
• Pour régler une facture après la fermeture, contactez-nous depuis le centre d’aide.

Le cadre contractuel est fixé par les « Conditions générales de vente — abonnement ».